5.1 齿轮泵营销部接到《到货验收单》后，对于验货结果没有满足齿轮油泵合同要求，即漏装、错发、丢失、损坏和缺资料的，填写《验货缺损补发单》（用OA），由营销部部长批准后输入ERP系统（缺资料的可不入ERP系统），并将该单用OA系统传生产技术部，由生产技术部安排计划、统一进行补发。对于《到货验收单》所列缺失明细不明确的，如缺失资料的种类、数量不清或要求补发的数量不合理等，营销部要进行确认后方可填写《验货缺损补发单》。    
 
5.2技术资料出厂时可打印《验货缺损补发单》两份，经生产技术部部长、批准并加盖生产技术部章，做为技术资料出门证。补发技术资料后生产技术部用OA系统通知营销部综合管理室、办事处和销售分公司综合管理部。
 
5.3营销部接到生产技术部可补发零件通知后，打印一式三份《验货缺损补发单》（财务部、生产技术部仓库、出门证各一份）到财务部加盖“三包专用章”，其余工作流程与合同发货相同。同时，营销部要用OA系统通知办事处和销售分公司综合管理部。办事处通知用户验货并重新流转以上验货工作程序。
 
如验货结果为错发的，办事处要负责将错发的产品发运回生产技术部，生产技术部收到后通知营销部办理有关手续。办理程序为：营销部打印一式两份《验货缺损补发单》（生产技术部仓库、财务部各一份），数量及金额用负数表示，到财务部加盖“三包专用章”后，交生产技术部，生产技术部通知质管部进行检查，签字后办理退库。营销部负责对错发件返厂退库的督促落实。
 
5.4如漏装、错发、丢失、损坏的是金额较小（5000元以下）的标准件、配套产品等，营销部报三螺杆泵产品出产子公司副总经理批准后，可用OA通知办事处在“三包”服务所在地购买，同时办理相关手续，持购买发票报销。
 
5.5办事处负责将错发件和损坏件发回公司，由营销部办理退立体库（或炉料库）手续。
 
6.责任落实
 
6.1营销部开《验货损失责任落实单》（见附表四）用OA系统传递至企管部，由企管部确定责任单位并进行考核。对于属运输丢失损坏的由生产技术部向负责运输的公司按损失额索赔。由企管部负责检查监督。
 
6.2如属铁路运输发生货物丢失或损坏的，办事处应联系保险公司验损，并将验损报告于十日内传回营销部（营销部负责督办），营销部转生产技术部，由生产技术部负责索赔。
 
7.营销部对到双螺杆泵货验收情况按合同纳入合同全过程管理，并建立台帐建档备查。
 
8.凡属用户原因不能在规定时间内验货的，责任办事处须协调订货方出具《延迟验货说明》，并在其中明确延迟后的验货时间。延迟验货时间以一个月为限，超过一个月视同验货无误，我公司不承担验货缺失责任（在签订合同时，应注明验货时间）。
 
9.验货完毕后，若再发生货物缺失情况，我公司不再承担补发责任；特殊情况，需由订货方出具书面书面意见，报总经理审批。
 
10.企管部、营销部负责对到货验收工作的考核，凡未按规定办理的每项次扣100元，记1分，重点合同加倍扣罚。